FAQ Nummerherkenning
• Algemene vragen
• Welke nummers moeten advocaten aanleveren?
• Vragen over het gebruik van de telefoon
• Vragen voor gemengde kantoren
• Vragen over tuchtrechtelijk risico
• Technische vragen
Algemeen
Wat is een ‘gemengd kantoor’?
Dat is een kantoor waar advocaten samenwerken met een of meer beroepsbeoefenaren voor wie geen verschoningsrecht of een van een verschoningsgerechtigde afgeleid verschoningsrecht geldt (dus ook een eigen praktijk hebben). Denk daarbij aan belastingadviseurs, mediators of WSNP-adviseurs. Als de fiscalisten of mediators tevens als advocaat ingeschreven zijn, dan geldt de Verordening ook voor hen en is er geen sprake van een ‘gemengd kantoor’. Een kantoor met advocaten en notarissen is ook geen gemengd kantoor, omdat (kandidaat-) notarissen over een eigen verschoningsrecht beschikken. Een kantoor met fiscalisten én notarissen is wel een gemengd kantoor.
Het gaat bij de vaststelling van een gemengd kantoor uitsluitend om beroepsbeoefenaren. Ondersteunend personeel, zoals secretaresses, medewerkers van personeelszaken of financiën, zijn geen beroepsbeoefenaren, en hun aanwezigheid maakt van een advocatenkantoor geen ‘gemengd kantoor’.
Moet ik ook iets doen als mijn nummers al in BAR staan?
Ja. De contactpersoon van uw kantoor moet áltijd inloggen op de beveiligde website nummerherkenning, want hij moet in ieder geval het soort kantoor doorgeven (advocatenkantoor, gemengd kantoor, advocaat in dienstbetrekking). Dit is essentieel omdat het soort kantoor voor nummerherkenning bepalend is voor de nummers die mogen worden doorgegeven. Dus een regulier advocatenkantoor heeft wellicht alle telefoonnummers al in BAR staan, maar die worden pas voor nummerherkenning doorgegeven als duidelijk is dat het inderdaad de nummers van een regulier advocatenkantoor betreft.
Welke nummers moeten advocaten aanleveren?
Een advocaat werkzaam op een kantoor met alleen geheimhouders (advocaten en notarissen):
De nummers die moeten worden doorgeven staan vermeld in artikel 3 en artikel 4, lid 1 van de Verordening (voor zover deze nummers aanwezig zijn op het kantoor). Het betreft hier onder meer het doorkiesnummer van de vaste telefoon, het mobiele telefoonnummer, het doorkiesnummer vaste telefoon van personen met een afgeleid verschoningsrecht, het algemene kantoornummer en het algemene faxnummer.
Een advocaat werkzaam op een ‘gemengd kantoor’ (kantoor met niet-geheimhouders, bijvoorbeeld belastingadviseurs):
De door te geven nummers staan vermeld in artikel 3 en artikel 4, lid 2 van de Verordening (voor zover deze nummers aanwezig zijn op het kantoor). Het betreft hier onder meer het doorkiesnummer van de vaste telefoon, het mobiele telefoonnummer en het doorkiesnummer vaste telefoon van de secretaresse.
Mag een advocaat het nummer van zijn vaste huistelefoon opgeven voor zakelijke gesprekken vanuit huis?
Advocaten mogen alleen het nummer opgeven van een vaste telefoonaansluiting thuis, mits het een afzonderlijke lijn voor zakelijk gebruik betreft waarvan uw huisgenoten geen gebruik maken (art. 3 sub e Verordening). In alle andere gevallen mogen zij het nummer van de huisaansluiting niet opgeven.
Als advocaten thuis een vertrouwelijk, zakelijk gesprek willen voeren, kan dat het beste met de (zakelijke) mobiele telefoon waarvan zij het nummer hebben opgegeven. Belt u toch met de vaste telefoon, maak dan aan het begin van het gesprek duidelijk dat u dit gesprek voert in uw hoedanigheid van advocaat. Op die manier is het voor politie en justitie makkelijker om, als het gesprek afgeluisterd is, dit gesprek achteraf alsnog handmatig te vernietigen.
Mag het doorkiesnummer van een notaris (en zijn secretaresse) worden opgegeven?
Nee, nummerherkenning is enkel van toepassing op advocaten en bepaalde medewerkers met een afgeleid verschoningsrecht die louter voor advocaten werken. De notaris is wel een verschoningsgerechtigde, en daarom worden advocatenkantoren waar ook (kandidaat-) notarissen werken, niet aangemerkt als een ‘gemengd kantoor’.
Mag het externe conference call-nummer van een advocaat of kantoor worden opgegeven?
Nee.
Mogen de nummers van de financiële administratie worden opgegeven?
Kantoren waar alleen advocaten (en eventueel notarissen) werkzaam zijn, mogen deze nummers opgeven. ‘Gemengde kantoren’ en advocaten in dienstbetrekking mogen dat niet.
Mogen de nummers van medewerkers van personeelszaken worden opgegeven?
Nee.
Mogen de nummers van spreekkamers of vergaderzalen worden opgegeven?
Nee.
Vragen over het gebruik van de telefoon
Advocaten dienen gebruik te maken van de opgegeven nummers, tenzij zwaarwegende omstandigheden zich daartegen verzetten. Wat zijn ‘zwaarwegende omstandigheden’?Advocaten kunnen soms niet via afgeschermde nummers bellen om redenen van technische aard, maar ook om redenen die samenhangen met de praktijkvoering en de met OM en Justitie gemaakte afspraken over de op te geven nummers. Een advocaat kan zijn mobiele telefoon niet bij zich hebben, de batterij kan leeg zijn, hij kan geen bereik hebben of in het buitenland zijn. Deze voorbeelden zijn geen vrijbrief voor advocaten, maar het enkele feit dat een advocaat een niet opgegeven nummer gebruikt, hoeft nog niet te betekenen dat hij zijn hier bedoelde verplichting heeft geschonden. De omstandigheden van het geval zullen bepalend blijven.
Andere voorbeelden zijn een gevolg van de afspraken dat advocaten bijvoorbeeld de nummers van telefoontoestellen in vergaderzalen niet mogen opgeven, evenmin als het speciaal voor conference calls bestemde (externe) nummer waarover sommige kantoren beschikken. De verplichting om alleen te bellen met het opgegeven geheimhoudernummer kan in conflict komen met de dagelijkse praktijkvoering van de advocaat in het geval de advocaat in het kader van zijn normale dienstverlening van deze, niet op te geven nummers gebruik maakt. Hoewel deze gesprekken niet worden gevoerd via een opgegeven nummer, vallen deze uiteraard wel onder de vertrouwelijke communicatie en is – in het geval het gesprek zou worden getapt – artikel 126aa, tweede lid Sv. van toepassing.
Meer voorbeelden vindt u bij de toelichting op artikel 6 van de verordening.
De hoofdregel is dat een advocaat gebruik maakt van de opgegeven nummers. Wanneer mag de advocaat om redenen van een normale praktijkvoering met andere nummers bellen?
In het antwoord op voorgaande vraag zijn enkele voorbeelden genoemd. Voor het overige is dat niet in zijn algemeenheid te zeggen.
Advocaten mogen het doorkiesnummer van de telefoon in de vergaderzaal op kantoor niet opgeven. Mag een advocaat wel bellen vanuit die vergaderzaal?
Een advocaat mag gewoon bellen vanuit de vergaderzaal. Wij raden aan bij het begin van het gesprek duidelijk te zeggen dat u het gesprek voert in uw hoedanigheid van advocaat. Daardoor kan het gesprek - als het wordt afgeluisterd - makkelijker achteraf alsnog handmatig worden vernietigd. Als u dit niet duidelijk maakt, loopt u het risico dat het gesprek niet (tijdig) als geheimhoudergesprek wordt herkend en door politie en justitie wordt uitgeluisterd.
Mag een advocaat zijn cliënt laten bellen met de vaste telefoon in de vergaderzaal?
De hoofdregel is dat een advocaat personen zonder (afgeleid) verschoningsrecht geen gebruik mag laten maken van de opgegeven telefoon- en faxnummers. Het doorkiesnummer van de telefoon in de vergaderzaal mag niet worden opgegeven, en is daarmee geen ‘beschermde’ lijn. Advocaten mogen hun cliënten dus vanaf die telefoon laten bellen.
Mag een advocaat zijn cliënt laten bellen met zijn eigen vaste telefoon of mobiele telefoon, waarvan het (doorkies)nummer is opgegeven?
Nee, dat is in strijd met de hoofdregel dat een advocaat personen zonder (afgeleid) verschoningsrecht geen gebruik mag laten maken van de opgegeven telefoon- en faxnummers.
Kunnen conference calls ook afgeluisterd worden?
Conference calls die worden georganiseerd vanaf de eigen vaste of mobiele telefoon vallen onder het systeem van nummerherkenning, omdat het nummer waarmee de conference call wordt opgezet van de advocaat is en is doorgegeven aan de Orde. Deze conference calls kunnen dan niet worden afgeluisterd. Conference calls die worden georganiseerd door externe partijen (bijvoorbeeld telecombedrijven) kunnen mogelijk wel afgeluisterd worden. De advocaat die inbelt naar een speciaal nummer kan niet worden afgeluisterd, maar de cliënt die onder een tap staat en die naar datzelfde nummer belt kan wel worden afgeluisterd. Maak aan het begin van het gesprek duidelijk dat u het gesprek voert in uw hoedanigheid van advocaat. Op die manier is het makkelijker om, als het gesprek afgeluisterd is, dit gesprek achteraf alsnog handmatig te vernietigen.
Hoe zit het met privé-gebruik van telefoons?
Nummerherkenning is bedoeld om de vertrouwelijkheid van geheimhoudercommunicatie te waarborgen. Daarom dient u vertrouwelijke, zakelijke gesprekken via een telefoon met opgegeven nummer te voeren. Dit betekent niet dat u uw vaste telefoon op het werk of uw zakelijke mobiele telefoon niet zou mogen gebruiken voor privé-gesprekken. Het is bijvoorbeeld ook toegestaan dat u één mobiele telefoon heeft, die u zowel zakelijk als privé gebruikt. Dus als u wel een aparte zakelijke mobiele telefoon heeft, mag u daar ook privé-gesprekken mee voeren.
Mogen uw vrouw/man en kinderen uw zakelijke mobiele telefoon gebruiken?
Misbruik van het afgeschermde nummer is verboden. Van misbruik is evident sprake “als de advocaat het afgeschermde nummer laat gebruiken door derden om buiten het zicht van opsporingsinstanties te blijven”. Advocaten krijgen daarbij de algemene zorgplicht om hun geheimhoudernummer niet door derden te laten gebruiken. Daaronder vallen ook (privé)partners en kinderen. Gelet op hun professionele verantwoordelijkheid en het belang van bescherming van de geheimhoudingsplicht, menen wij dat van advocaten - behoudens uitzonderingsgevallen die ook in de specifieke omstandigheden beoordeeld moeten worden, zoals de situatie dat bijvoorbeeld een advocaat aanwezig is bij het gesprek en als het ware deelneemt aan het gesprek - kan worden verwacht dat zij hun zakelijke mobiele telefoon niet door partners en kinderen laten gebruiken.
Vragen voor gemengde kantoren
Wat is een ‘gemengd kantoor’?
Dat is een kantoor waar advocaten samenwerken met een of meer beroepsbeoefenaren voor wie geen verschoningsrecht of een van een verschoningsgerechtigde afgeleid verschoningsrecht geldt (dus ook een eigen praktijk hebben). Denk daarbij aan belastingadviseurs, mediators of WSNP-adviseurs. Als de fiscalisten of mediators tevens als advocaat ingeschreven zijn, dan geldt de Verordening ook voor hen en is er geen sprake van een ‘gemengd kantoor’. Een kantoor met advocaten en notarissen is ook geen gemengd kantoor, omdat (kandidaat-) notarissen over een eigen verschoningsrecht beschikken.
Het gaat bij de vaststelling van een gemengd kantoor uitsluitend om beroepsbeoefenaren. Ondersteunend personeel, zoals secretaresses, medewerkers van personeelszaken of financiën, zijn geen beroepsbeoefenaren, en hun aanwezigheid maakt van een advocatenkantoor geen ‘gemengd kantoor’.
Een cliënt belt via het algemene telefoonnummer, dat u niet mocht opgeven. Wat moet u doen?
U kunt uw cliënt gewoon te woord staan. Maak aan het begin van het gesprek duidelijk dat u dit gesprek voert in uw hoedanigheid van advocaat. Op die manier is het makkelijker om, als het gesprek afgeluisterd is, dit gesprek achteraf alsnog handmatig te vernietigen.
U kunt er ook voor kiezen om uw cliënt uw doorkiesnummer of het doorkiesnummer van uw secretaresse te geven. Als de cliënt voortaan op dat nummer belt kan het gesprek niet meer afgeluisterd worden. U kunt ook voor kiezen om uw cliënt terug te bellen vanaf uw vaste of mobiele telefoon. Het telefoongesprek kan dan niet meer afgeluisterd worden.
Vragen over tuchtrechtelijk risico
Welk tuchtrechtelijk risico lopen advocaten bij het systeem van nummerherkenning?
De Verordening op de nummerherkenning verplicht u om:
• een specifiek aantal telefoon- en faxnummers door te geven aan de Orde (artikel 3 en 4)
• de opgegeven telefoon en faxnummers ter waarborging van de vertrouwelijkheid van de communicatie te gebruiken, tenzij er zwaarwegende omstandigheden zijn die zich daartegen verzetten (artikel 6).
• Er voor zorg te dragendat niet-geheimhouders of personen zonder afgeleid verschoningsrecht geen gebruik maken van de opgegeven telefoon- en faxnummers (artikel 7).
Ten aanzien van de verplichting uit artikel 6 geldt bijvoorbeeld dat het enkele feit dat een advocaat een niet opgegeven nummer gebruikt, nog niet behoeft te betekenen dat hij deze verplichting heeft geschonden. De omstandigheden van het geval zullen bepalend blijven.
Indien een deken constateert dat een advocaat een of meerdere verplichtingen uit de verordening niet nakomt, kan hij een klacht indienen bij de Raad van Discipline. De Raad van Discipline en in hoger beroep het Hof van Discipline beslist over de ingediende klacht.
Technische vragen
Op welke wijze kan het KLPD het telefoonnummer achterhalen dat wordt gebruikt bij een telefoongesprek?
Bij elk gesprek via de telefoon, worden verkeersgegevens meegestuurd. Deze gegevens bevatten onder meer het nummer waarmee wordt gebeld en het nummer waar naartoe wordt gebeld (deze gegevens hebben providers ook nodig om de juiste factuur te kunnen sturen). Het KLPD kan met behulp van deze verkeersgegevens controleren of een van de twee nummers een opgegeven geheimhoudernummer is. Is dat zo, dan wordt de tap gestopt.
Cliënten krijgen mijn telefoonnummer bij een gesprek niet te zien. Zij zien in hun scherm ‘onbekend nummer’. Kan dit gesprek dan nog wel gefilterd worden door het KLPD?
Ja, het gesprek kan dan nog steeds gefilterd worden. Het feit dat degene met wie u belt het telefoonnummer niet te zien krijgt, heeft geen invloed op de werking van het filter. Dit is namelijk een technische instelling in de telefooncentrale van het kantoor. Het maakt dus niet uit voor het systeem van nummerherkenning dat advocaten voor cliënten bellen vanaf een ‘onbekend nummer’.
Valt Skype ook onder de werking van het systeem van nummerherkenning?
Nee, gesprekken met behulp van Skype vinden plaats via het internet en niet via het openbare telefoonnetwerk. Het systeem van nummerherkenning werkt alleen als er gesprekken plaatsvinden via het openbare telefoonnetwerk. Gesprekken die gevoerd worden via Skype vallen daarom niet onder het systeem van nummerherkenning
Vallen gesprekken via het Voice over Internet Protocol (VoIP) onder het systeem van nummerherkenning?
Dat hangt af van de situatie. Wanneer u belt via VoIP en de ontvangende partij maakt gebruik van dezelfde of een ander VoIP provider, dan vindt het gesprek plaats via het internet en niet via het openbare telefoonnetwerk en kan het niet via de bestaande methodiek getapt (en dus ook niet gefilterd) worden. Wanneer u belt via VoIP en de ontvangende partij heeft een gewone telefoonlijn, dan gaat het gesprek uiteindelijk over het openbare telefoonnetwerk. Het gesprek kan getapt worden en dus ook gefilterd met behulp van het systeem van nummerherkenning.
Valt e-mail ook onder de werking van het systeem van nummerherkenning?
Nee, het systeem van automatische nummerherkenning heeft alleen betrekking op het telefoon- en faxverkeer van advocaten.
« Terug naar het nieuws-overzicht
